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办活动就上趴比库

企业答谢会活动突发事件预案

2017-03-30

标签: 答谢会公司


举办一场答谢会活动,不可避免的会发生一些突发事件。下面这份方案,可以给你一个参考和提醒。

 

一、天气情况

 

1.提前三天查看天气预报,了解举办当天的天气情况,当天上午通过短信方式向来宾发送天气状况,进行温馨提示

 

2.如果预计活动当天有雨雪天气:需在提前一天短信提醒来宾带好防寒衣帽、伞等物品出门;活动当天准备好备用伞、纸巾等物品;若活动当天有道路、场馆门口积雪等状况,需及时协调场馆负责人清理车道、布置防滑设施和防滑提示

 

3.若天气预报活动当天情况极端恶劣,严重影响客户出门,则需提前2天与领导商议,看是否推迟答谢会;若有时间变动,第一时间通知客户。

 

二、安全问题


1.场馆外安全:

做好场馆外安全提示、道路指引等,关注可能引发安全问题的因素,及时提醒注意

 

2.场馆内安全:

①询问相关部门,此类大型活动是否需要报备;

②场馆内安全通道需保持畅通;

③活动正式开始前,主持人需提示来宾注意事项:注意人身和财产安全;

④场内安排2名安保负责人员。

 

3.来宾人数超出预计

①物料中是按照2500人规模的来访量预估的,客户礼品、水等物品按照3000-3500份准备;留出预备量;

②整个场馆本身可容纳4000人,另外让活动公司准备了500把宴会椅,可保证到场来宾座位充足;

③来宾人数超出预计时,安保方面要提高注意力,有机动人员可随时调动。

 

4.来宾人数严重不足

①要求两个项目在进行客户邀约时,务必要与客户约定好时间,发放入场券时要算好来宾数量,尽可能保证拿到入场券的来宾均可到场;

②场馆布置时,会采用作为集中布置的方式;来宾到访后,引导来宾集中入座,不要呈放射状散座。

 

5.客诉问题

①活动当天可能会有问题客户找公司领导反应问题、投诉等,在此之前,两个项目销售经理必须对问题客户进行摸底,并确认客户邀约的方式,事先进行安抚工作;如果要邀约问题客户,则要更为谨慎,要表示出公司的诚意,避免客户觉得自己被排斥而借机闹事;

②对于存在客诉倾向的客户,销售端整理完客户资料后,在筹备活动期间,将客户情况向工作人员和领导做出说明,让大家有所准备,确保在活动当天客户若有闹事现象时,现场人员可以及时反应、及早进行客户安抚;

③活动当天,希望两个项目的销售负责人、客服负责人在场,如果发生客诉,可以第一时间清楚客户问题,防止客户借故闹大事件影响。

④对于客诉的应对原则:及时安抚情绪;与大多数人隔开、单独解决问题;将负面影响控制在最小范围内。

 

三、活动注意事项

1.项目策划需充分做好活动宣传和客户召集工作,将媒体资源用足;利用好短信平台,及时向客户发布答谢会进度信息;

 

2.销售部门要尽可能多邀请客户到场,除了业主之外,也可邀约有挖掘潜力的意向客户,提前通知客户,确认好最终人数,避免出现预计人数与实际人数相差过大的现象;

 

3.建议活动当日所有的工作人员着西服,佩戴工作证;活动当日的接待中,工作人员要保持良好的精神状态和热情积极的态度,以家人的感觉接待到场客户,让来宾感受到温馨舒适的氛围;

 

4.因此次答谢会并未在座椅上张贴号码,来宾是按照坐席区域分区入座,需引导客户尽量靠前就坐。

5.活动现场的安全也是一个比较重要的事项,可与向物业寻求经验,将应急预案细化,维护好现场秩序。

 

以上是趴比库小编整理发布,如果有不对地方请多多指教。

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